”Maar ik heb die laatste aanmaning nooit ontvangen” of, “Ik heb die factuur nooit gezien”.

15 september 2016

brievenbus

Twee duidelijke voorbeelden van uitspraken die u vast herkent en die wij als incassokantoor veelvuldig horen van debiteuren. Volgens de wetgeving moeten sommatiebrieven en aanmaningen om haar werking te hebben, de geadresseerde hebben bereikt. De wet spreekt van “bereiken”, maar wanneer staat juridisch vast dat een brief of e-mail de geadresseerde echt heeft bereikt? Deze vragen zal ik in dit blog proberen te beantwoorden.

Inleiding

De vraag naar het moment van ontvangst is voor incassobureaus met name van belang voor wat betreft de incassokosten en rente die verschuldigd zijn. Indien er naar aanleiding van de laatste aanmaning geen betaling is ontvangen, mogen de incassokosten en rente worden doorberekend aan de debiteur. Indien de debiteur deze kosten betwist, moet je als incassokantoor kunnen aantonen dat de debiteur de laatste aanmaning daadwerkelijk heeft ontvangen. Of deze echt is gelezen, komt voor de verantwoordelijkheid van de ontvanger. Daarnaast speelt deze vraag ook een belangrijke rol bij de rechtsgeldige aanvang van verjaringstermijnen. Indien een schuldenaar betwist dat hij een factuur, aanmaning of ingebrekestelling heeft ontvangen, kan dit problemen opleveren bij het bepalen van de ‘startdatum’ van de verjaring. Als incassobureau, maar ook u als crediteur is het dus van belang om duidelijkheid te hebben over het moment van ontvangst van dergelijke brieven en facturen.

Verschillende theorieën

Indien de debiteur de ontvangst van een factuur of brief bestrijdt, bestaan er in de praktijk drie verschillende theorieën die antwoord geven op vraag wanneer een brief geacht wordt te zijn ontvangen. Allereerst de verzendtheorie, welke het moment van verzending als uitgangspunt neemt. Ten tweede de vernemingstheorie, welke stelt dat de verklaring de geadresseerde pas heeft bereikt op het moment van daadwerkelijke kennisneming en als laatste en meest gehanteerde theorie, de ontvangsttheorie. Een verklaring heeft volgens deze theorie de geadresseerde bereikt indien deze is ontvangen, ongeacht of deze is gelezen.

De ontvangsttheorie

De ontvangsttheorie is de meest gehanteerde theorie met betrekking tot de vraag of een verklaring (bijv. een brief) is ontvangen. Uitgangspunt van deze theorie is dat een verklaring – om werking te hebben – de geadresseerde moet hebben bereikt. Omdat de wet zwijgt over de vraag wanneer er sprake is van ontvangst, heeft de Hoge Raad zich uitgebreid over deze vraag uitgesproken. De Hoge Raad stelt voorop dat het bewijs voor ontvangst bij de afzender ligt. Als afzender moet u altijd kunnen aantonen dat de verklaring is verzonden, dat de brief is geadresseerd aan een adres waarvan u redelijkerwijs mocht aannemen dat de geadresseerde daar kan worden bereikt en dat de verklaring is aangekomen.

Geldig (e-mail)adres

Wanneer mag u redelijkerwijs aannemen dat een geadresseerde op het adres kan worden bereikt? Ook over deze kwestie heeft de Hoge Raad zich uitgelaten. Als geldig adres wordt hetzij de woonplaats van de geadresseerde aangemerkt, hetzij het zakelijke adres van geadresseerde. Bovendien merkt de Hoge Raad op dat ook het adres waarvan u als afzender op grond van verklaringen of gedragingen van de geadresseerde mocht aannemen dat deze aldaar door hem kon worden bereikt als geldig adres wordt aangemerkt. Dit zijn vaak postbussen of e-mailadressen waar recentelijk nog contact mee is geweest, of adresgegevens die op briefpapier van geadresseerde zijn afgedrukt. Opmerkelijk in dit geval is dat de Hoge Raad hier lijkt aan te nemen dat een e-mailadres ook als geldig adres is aan te merken. Echter, hier zijn vooralsnog geen expliciete uitspraken over gedaan en de toekomst zal dit nog verder gaan uitwijzen.

Conclusie

De vraag of een verklaring of brief daadwerkelijk is ontvangen, is uiteraard alleen aan de orde wanneer de debiteur ontkent dat hij een factuur of aanmaning heeft ontvangen. Toch is het raadzaam om dergelijke brieven altijd per aangetekende post te versturen en goed na te gaan of het adres geldig is. Zo voorkom je problemen rondom de ontvangst van belangrijke correspondentie. Daarnaast is het van belang te weten dat indien je voor het versturen van een factuur een (e-mail) adres gebruikt waarmee recentelijk nog mee is gecorrespondeerd, deze dus als geldig ontvangstadres wordt aangemerkt en geacht wordt dat de factuur is ontvangen.

Dit blog is geschreven door F. (Femke) van Leeuwen LLB, als juridisch medewerker werkzaam bij Mulderij Bedrijfsjuristen & Incasso

 

Deel dit bericht

3 reacties op “”Maar ik heb die laatste aanmaning nooit ontvangen” of, “Ik heb die factuur nooit gezien”.”

  1. Lauren de Bruijn schreef:

    Mijn broer bevindt zich nu in zo’n situatie dat zijn klant wil niet betalen en ik denk dat de ontvangsttheorie echt verstandig is. We hebben al geprobeerd om een paar brieven te sturen en ik ben er niet zeker van dat de klant die heeft ontvangen. Misschien hebben we een ander adres en hij heeft geen idee dat hij moet betalen. Ik denk dat we alles zullen dubbelchecken en dan een incassobureau zullen inschakelen.

  2. Dennis Vd berg schreef:

    Maar wat nou indien de verzender met een ander e-mail adres correspondeert dan waarmee zij eerst heeft gecommuniceerd? De ontvangende zal dit dan niet in “inbox” zien maar gaat rechtstreeks spambox in.

    Dan ontvang je geen papieren of documenten meer en je kan niet verwachten van mensen dat zij elk minuut of dag hun spambox ingaan omdat men gewoon verwacht dat informatie via regulier gebruikte inbox in terecht komt. De wederpartij had ook niet in eerdere schrijven kenbaar gemaakt dat er per datum een ander e-mail adres gebruikt gaat worden. Hoe ga je dan tewerk want conform de ontvangstheorie is dan een document niet rechtsgeldig ontvangen en zouden incassokosten onterecht wezen?

    • Arwin Mulderij schreef:

      Goedendag, het moet voor de ontvanger wel duidelijk zijn dat het e-mailadres aan de verzender toebehoort (eerder is opgegeven c.q. uit eerdere correspondentie kan worden afgeleid). In uw geval acht ik uw standpunt verdedigbaar.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.