Hoe zorgt u ervoor dat uw rekeningen sneller worden betaald? Diverse tips voor een gezonde cashflow

7 oktober 2016

cash-flow

Dit blog is een bewerking van een presentatie die ik onlangs hield voor een groep ondernemers.

Geld: splijtzwam en betaalmiddel

Van de euro werd gezegd dat het een splijtzwam is. Die uitspraak is eveneens van toepassing op “geld”, maar dan op microniveau. Veel discussies en geschillen tussen (rechts)personen gaan nu eenmaal over geld. Simpel gezegd : geld waar mensen recht op hebben, maar helaas te laat of zelfs helemaal niet krijgen.

Deze keer geen blog over een juridisch onderwerp, maar een samenvatting van de praktische gang van zaken rondom het innen van openstaande facturen en schulden. Ik sluit af met een aantal handige tips en tricks voor het bereiken van een gezonde cashflow in uw onderneming!

Inleiding: geld moet rollen

Geld is vooral een wettig betaalmiddel en moet “rollen”, zoals dat vaak wordt gezegd. Geld is er immers om uitgegeven te worden. Maar het gaat fout wanneer het geld niet meer rolt of de verkeerde richting op rolt. We kennen allemaal wel voorbeelden van mensen met een verkwistend uitgavenpatroon of bedrijven die hun uitgaven niet kunnen beheersen. En dan gaat het mis, soms hopeloos mis. Leveranciers kunnen niet meer worden betaald, schulden en rekeningen stapelen zich op en voor je het weet ligt er een brief van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder op de mat. In sommige gevallen is het dan inmiddels te laat en is een bedrijf al (technisch) failliet. En daar bent u dan als schuldeiser natuurlijk de dupe van. U kunt liquiditeitsproblemen krijgen, waardoor u rekeningen van uw klanten weer niet kunt betalen. Kortom, er ontstaat een sneeuwbaleffect van een keten van ondernemingen die elkaar niet meer (op tijd) kunnen betalen. Het goede nieuws is dat u dit kunt voorkomen en ik zal u uitleggen hoe u dat het beste kunt doen.

De volgende vragen worden beantwoord:

    1. Wie zijn die wanbetalers?
    2. Wat zijn betwiste geldvorderingen?
    3. Wat is het verschil tussen een haalbaarheidsonderzoek en verhaalbaarheidsonderzoek? Wat is onze aanpak?
    4. Wat is het sneeuwbaleffect van wanbetaling?
    5. Kunt u invloed uitoefenen op de betalingstermijn en hoe doet u dat?


1. Omschrijving van de wanbetaler

Het beeld bestaat dat wij als incassokantoor alleen maar met boze mensen worden geconfronteerd die niet voor rede vatbaar zouden zijn. Die wekelijks of zelfs dagelijks vervelende e-mails en brieven sturen of intimiderende telefoontjes plegen. Dat komt natuurlijk voor, maar gelukkig is dit niet de realiteit van alledag. De meeste debiteuren nemen zelfs niet eens de moeite om te reageren! Men betaalt snel na onze eerste brief of in tweede instantie, nadat één van ons belt of een (bedrijf)bezoek brengt. In bepaalde gevallen tref je een regeling en moet je mensen continue herinneren aan gemaakte afspraken, soms tot vervelens toe. Volhouden en niet opgeven is de enige manier om het echte verschil te kunnen maken. Op die manier incasseren wij ongeveer 80% van de openstaande rekeningen binnen een periode van ongeveer drie weken, zónder rechter.

Hoe doen we dat? Met overtuigende en correcte juridische brieven, gecombineerd met de juiste “tone of voice” aan de telefoon. Ook inhoud en timing van specifieke opmerkingen kunnen doorslaggevend zijn. Dreigende taal of intimiderende telefoontjes zijn uit den boze! Dat werkt juist averechts, is niet professioneel en kent bovendien risico’s, ook voor onze klanten. Gewoon straight en zeer vasthoudend zijn, waarbij je moet weten welke wettelijke instrumenten je kunt gebruiken en -vooral-  wanneer je ze moet inzetten. Debiteuren zijn namelijk niet gek en hebben dat heel snel door. Zeker professionele debiteuren, soms grote ondernemingen die een bedrijfsjurist in dienst hebben of direct een advocaat in de arm nemen. Dan moet je niet aankomen met een standaard template van sommatiebrief als reactie op een inhoudelijk verweer tegen de factuur.

We merken dat de meeste debiteuren wel willen betalen, maar eenvoudig weg niet ineens kúnnen betalen of dénken dat ze dat niet kunnen. De kunst is om met de juiste strategie en op maat gesneden acties deze mensen toch te laten betalen; het mooiste is al zij intrinsiek gemotiveerd worden om dat alsnog te doen. Als dat lukt, geeft dat een zeer bevredigend gevoel en –niet onbelangrijk- kan de klantrelatie zonder al teveel beschadigingen in stand blijven. Dat is de charme van ons vak: de klant blij maken met een volledig betaalde factuur. Positief voor de klant die zijn geld alsnog ontvangt en positief voor de debiteur die niet langer de last hoeft te dragen van een nog steeds niet betaalde factuur.

 

2. Betwiste geldvorderingen

Ik zei hiervóór: ongeveer 80% van de openstaande rekeningen incasseren wij binnen drie weken. Blijft over een categorie van ongeveer 20% van debiteuren die volstrekt onbereikbaar zijn of de geldvordering juridisch betwisten (uw factuur of schuld ter discussie stellen), al dan niet via een jurist. Helaas gebeurt dat steeds vaker. Voor u buitengewoon vervelend en ergerniswekkend, vooral wanneer deze verweren pas worden ingediend bij ons kantoor (na ontvangst sommatiebrief of soms zelfs pas na het starten van een gerechtelijke procedure!). Als u ze zelf ontvangt en twijfelt, vraag direct advies! Uit de praktijk blijkt dat ondernemers niet altijd een onderscheid kunnen maken tussen een steekhoudend en een ongegrond verweer. Een verkeerde inschatting kan nadelige gevolgen hebben voor de kans op inning van uw factuur.

Welke verweren kunt u tegenkomen?

Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een klant uw rekening niet wil betalen, omdat hij beweert dat u de werkzaamheden ondeugdelijk heeft uitgevoerd. De bewijslast daarvoor ligt overigens bij uw klant! Of wanneer u aansprakelijk wordt gesteld voor schade en uw klant daarom weigert om uw factuur te betalen. Mag dat en wat zijn de gevolgen? Of een meerwerkfactuur die wordt betwist omdat –onterecht- wordt beweerd dat geen opdracht tot meerwerk is gegeven. Discussies met een klant over algemene voorwaarden, terwijl die nooit ter hand zijn gesteld. En ga zo maar door. Niet zelden start ik in overleg met de klant een gerechtelijke procedure omdat de schuldenaar zich niet wil laten overtuigen en er geen andere keuze is dan een rechtszaak starten of een schikking treffen.

Schort verweer de betalingsverplichting op?

Die vraag wordt heel vaak gesteld. Helaas is dat wel het geval. Een verweer -terecht of onterecht- schort dus altijd de betalingsverplichting op! Vanuit de schuldenaar bezien dus een buitengewoon handige manier om de betalingstermijn op te rekken… Verzin een verweer (lees: “smoes”) en je kunt betaling nog even voor je uitschuiven. Zo irritant als dit is voor u als schuldeiser, zo interessant zijn deze zaken voor ons als juristen. Je moet juridisch creatief zijn en direct de juiste juridische argumenten paraat hebben om te voorkomen dat dit type wanbetaler voet aan de grond krijgt. De discussies worden regelmatig op het scherpst van de snede gevoerd en kunnen het best met een schaakspel worden vergeleken. Meerdere “zetten vooruit denken” en uiteindelijk de zaak (al dan niet via de rechter) naar je toetrekken, waardoor de schuldenaar alsnog eieren voor zijn geld kiest. Ik gebruik in het schriftelijke debat de argumenten die ik ook in een gerechtelijke procedure zal gebruiken. Soms is het juist slimmer om je “kruit nog even droog te houden”. Iedere zaak is immers weer anders. Je moet eigenlijk jurist of advocaat zijn om ook deze zaken tot een goed einde te kunnen brengen. De wederpartij (schuldenaar) neemt vaak ook een advocaat in de arm en die moet je wel met –juridisch- gelijke munt terugbetalen. Dat kan hard en escalerend als het moet of constructief en redelijk als dat kan. Niet iedere schuldenaar is namelijk onwillig. Sterker nog, hij vindt het vaak heel prettig dat je meehelpt en meedenkt om “zijn” geschil op te lossen. Want het is ook zijn geschil! En onderhandelen op een redelijke, constructieve manier is natuurlijk voor mij veel prettiger én effectiever dan een schuldenaar dwingen om te betalen. Als het minnelijk lukt, is dat ook een veel snellere methode, want de meeste procedures (gecombineerd met beslaglegging) duren lang. Oftewel: “Those who can, do – those who can’t, sue” (B. Shaw). Maar er zijn debiteuren die niets willen of notoir onbetrouwbaar zijn. Dat heb je vrij snel door. Die categorie moet je met harde hand, dus via beslaglegging of gerechtelijke procedures, dwingen om te betalen. Deze groep ‘hardliners’ wordt helaas almaar groter. Niet eerder had ik zoveel lopende gerechtelijke procedures, waarin ik procesbijstand verleen. Schuldenaren worden steeds mondiger en creatiever.

3. Werkwijze: haalbaarheidsonderzoek én verhaalbaarheidsonderzoek

Voordat wij een incasso starten, willen we het dossier compleet hebben: facturen, aanmaningen (incl. “veertiendagenaanmaning”), eventuele correspondentie, getekende opdrachtbevestiging of overeenkomst en een specificatie van de vordering, inclusief eventuele deelbetalingen. Is er niets op papier gezet, dan wil dat nog niet zeggen dat een incasso kansloos is. Stel dat er bijv. een betalingsregeling is getroffen en er zijn aflossingen gedaan, dan kan evt. via bankafschriften worden aangetoond dat er een vordering bestaat en hoe hoog deze is. Ook kunnen getuigenverklaringen worden gebruikt. Of een debiteur spreekt zichzelf tegen en zegt enerzijds dat het werk niet goed is uitgevoerd, maar beweert anderzijds dat hij niet betaalt omdat er geen opdracht is gegeven. Die argumenten kun je dan tegen elkaar uitspelen en de debiteur in kwestie “klem” zetten. Uiteraard ligt het juridisch vaak complexer.

We beginnen iedere zaak met een (gratis) haalbaarheidsonderzoek. En dan bedoel ik niet alleen de juridische haalbaarheid (is er grondslag voor de vordering?), maar ook de verhaalbaarheid van de vordering (is er voldoende vermogen aanwezig om überhaupt te kúnnen betalen?) die wij door een specialist laten onderzoeken. Als dat laatste niet zo blijkt te zijn, adviseer ik om niet te starten. Immers, je gelijk halen en er daarna pas achter komen dat het bedrag niet te innen is, is de verkeerde volgorde. In de praktijk gaat dit vaak mis. Er melden zich klanten bij ons met een vonnis dat niet inbaar blijkt. Bijvoorbeeld een bedrijf dat niet meer bestaat, een BV die is ontbonden (waaronder zgn. turboliquidatie) of failliet is gegaan, etc. Dan kunnen wij meestal niet veel meer betekenen. Vol enthousiasme werd door een andere jurist een procedure gestart, zonder zich af te vragen of de schuldenaar wel voldoende solvabel was om die schuld te kunnen betalen. Soms zeer schrijnend en fataal voor het desbetreffende bedrijf, omdat het om grote belangen kan gaan.

Kortom, daar help je een klant niet mee. Veel incassobureaus en gerechtsdeurwaarderskantoren vinden deze categorie sowieso niet interessant, omdat deze complex(ere) zaken te veel tijd en inspanning kosten. Inning is immers lastiger dan bij een standaard incasso. Zeker als er honderden of zelfs duizenden dossiers (zgn. bulkincasso’s) moeten worden behandeld, delven deze zaken al gauw het onderspit in de ’massa’. Bovendien moet je gespecialiseerd zijn in dit soort opdrachten om de (soms grote) risico’s adequaat te kunnen inschatten. Gebruik je namelijk de verkeerde juridische argumenten, dan kun je daar later in een procedure keihard op worden afgerekend, met alle gevolgen van dien.

4. Sneeuwbaleffect van wanbetaling

Niet zelden wordt een incassojurist of deurwaarder gezien als de ‘boeman’ die mensen nog verder in de financiële problemen brengt. Of niet wil luisteren naar hun kant van het “verhaal”. Die verwijten horen we regelmatig. Ik kan oprecht zeggen dat wij deze ervaring niet hebben. Schuldeisers die zich bij ons melden zijn in negen van de tien gevallen hardwerkende en integere ondernemers die geen andere keuze hebben en zogezegd met hun rug tegen de muur staan. Ondernemers die op hun beurt niet worden beloond met een op tijd betaalde factuur, maar worden “bedankt” met niet betaalde rekeningen of rekeningen die juridisch ter discussie worden gesteld. Deze –gefrustreerde- reacties zijn logisch en verklaarbaar. Het gevolg is namelijk dat ook zij in de financiële problemen kunnen komen, waardoor ook zij hun klanten niet meer kunnen betalen. Dit alles veroorzaakt een sneeuwbaleffect, waarbij de één de ander(en) in de problemen brengt. “Mijn klant betaalt mij ook niet” is een veelgebruikt argument, maar als wij begrip tonen voor hun situatie en tegelijkertijd duidelijk maken dat de debiteur niet wegkomt met deze argumenten, ontstaat vaak een zekere rust en bereidheid om te betalen.

5. Uw invloed op betalingstermijn

Kunt u als ondernemer invloed uitoefenen op de betalingstermijn? Jazeker! Om te beginnen is het uitermate belangrijk dat u een goed georganiseerd en strak ingericht debiteurenbeheer voert. Zorg ervoor dat er op tijd betalingsherinneringen en aanmaningen worden verzonden. Ik heb hierover eerder een blog geschreven: http://bit.ly/2cQsYkN Als u dit vervelend vindt of het gevoel krijgt dat de relatie met uw klant onder spanning komt te staan, kan het een verstandige keuze zijn om uw gehele debiteurenbeheer uit te besteden aan ons kantoor. We kunnen zelfs via uw boekhoudsysteem dit beheer bij ons op kantoor uitvoeren en de ervaring van onze huidige klanten is dat de cashflow enorm toeneemt. Ook geeft het rust, omdat zij er niet meer naar om hoeven te kijken. Met de juiste houding en aanpak, worden uw facturen netjes binnen de afgesproken betalingstermijn betaald. Mocht die stap er één te ver zijn, dan leveren wij gratis aanmaningenset (waaronder de wettelijke verplichte ‘veertiendagenaanmaning’), zodat u het zelf kunt doen met de juiste brieven.

U bent zelf het beste incassobureau!

Belangrijkste tip: houd contact! Blijf geen (geïrriteerde) mailtjes of briefjes sturen, maar pak de telefoon en bel hem of haar op. Schroom niet, want het is echt de beste methode. Of nodig uw klant desnoods uit voor een persoonlijk gesprek, zeker als het om grote bedragen gaat. Vraag advies wanneer u afspraken of betalingsregelingen schriftelijk wilt vastleggen. Zeker bij grote(re) bedragen gaat dat nog wel eens fout. Laat een B.V. indien mogelijk privé mee-tekenen.

Als vervolgens uw klant nog steeds niet betaalt of mogelijk de factuur of schuld ter discussie stelt, wacht dan niet te lang om de zaak uit handen te geven. Iedere dag dat u hiermee langer wacht, maakt de kans navenant kleiner dat uw factuur alsnog kan worden geïnd. Bedrijven kunnen failliet gaan, bv’s kunnen worden leeg gehaald en de (belasting)schulden kunnen zich opstapelen. Er zijn voorbeelden te over. Dat kunt u eenvoudig voorkomen door er “bovenop” te zitten. Kortom, u bent zelf het beste incassobureau.

Conclusie

Helaas is debiteurenbeheer bij nog te veel bedrijven een ondergeschoven kindje. Openstaande rekeningen stapelen zich op, waardoor de liquiditeit van uw onderneming onder druk kan komen te staan. Het kan een verstandige keuze zijn om uw gehele debiteurenbeheer uit te besteden aan ons incassoteam. Als dat een stap te ver is, dan kunnen wij u adviseren en ondersteunen, bijvoorbeeld met ons gratis aanmaningenset, inclusief gratis “veertiendagenbrief”.

Als u echt niet langer wilt wachten, kunt u de vordering direct aan ons uit handen geven. Wij controleren eerst op haalbaarheid én verhaalbaarheid. Als uw factuur of schuld wordt betwist (ter discussie wordt gesteld) dan voer ik als incassojurist een haalbaarheidsonderzoek uit, zodat u zeker weet dat u “een zaak heeft”. Met de juiste juridische argumenten wordt het verweer ontkracht en kunnen we daarna uw openstaande factuur of schuld gaan innen.

Kortom, samen met u zorgen wij ervoor dat uw openstaande rekeningen snel worden betaald en een gezonde cashflow ontstaat.

Dit blog is geschreven door Mr. Arwin Mulderij, incassojurist en bedrijfsjurist. Hij verleent rechtsbijstand aan bedrijven, o.a. op het gebied van incasso, executie- en beslagrecht en aansprakelijkheidsrecht.

 

Deel dit bericht

Eén reactie op “Hoe zorgt u ervoor dat uw rekeningen sneller worden betaald? Diverse tips voor een gezonde cashflow”

  1. Kiki Wals schreef:

    Ik ga volledig akkoord dat een goed incassobureau een heel belangrijke rol in zo’n situatie speelt en als een klant na de eerste brief het geld teruggeeft is dat een prachtig resultaat! Mijn broer bevindt zich nu in deze situatie en ik zal hem adviseren voor een professionele hulp te vragen om het proces te versnellen. Hartelijk bedankt!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.